Распоряжение от 24.01.2022 № 13-р

АДМИНИСТРАЦИЯ

ТОПОЛЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

Хабаровского муниципального района Хабаровского края

РАСПОРЯЖЕНИЕ

24.01.2022 № 13-р

с. Тополево

Об утверждении Положения об архиве администрации Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края

В соответствии со статьей 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и на основании Устава Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края в целях обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образующихся в деятельности администрации Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края, в течение установленных сроков их хранения, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в отдел по делам архивов управления по делам архивов и записи актов гражданского состояния администрации Хабаровского муниципального района Хабаровского края:

1. Утвердить прилагаемое положение  об архиве администрации Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края.

2. Признать утратившими силу:

1) распоряжение администрации Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального Хабаровского края от 01.07.2010 № 18-р "Об утверждении Положения об архиве администрации Тополевского сельского поселения";

2) распоряжение администрации Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального Хабаровского края от 10.08.2010 № 21-р "О внесении изменений в положение об архиве администрации Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края, утвержденное распоряжением администрации Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края от 01.07.2010 № 18-р;

3. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента его подписания.

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Глава сельского поселения

В. В. Заярный

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением администрации

Тополевского сельского поселения

Хабаровского муниципального

района Хабаровского края

от 24.01.2022  № 13-р

Положение

об архиве администрации Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве администрации Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края (далее – положение об архиве администрации сельского поселения) разработано в соответствии с примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42.

1.2. Архив администрации Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края (далее – архив администрации сельского поселения) образован в соответствии со статьей 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.

Архив администрации сельского поселения создан в целях обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образующихся в деятельности администрации Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края (далее – администрации сельского поселения), Совета депутатов  Тополевсукого сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края (далее – Совет депутатов сельского поселения) в течение установленных сроков их хранения, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в отдел по делам архивов управления по делам архивов и записи актов гражданского состояния администрации Хабаровского муниципального района Хабаровского края (далее – муниципальный архив).

1.3. Архив в соответствии со статьей 15 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" обеспечивается   необходимым   помещением,   оборудованием,  отвечающие

нормативным требованиям хранения архивных документов. Для его функционирования создаются необходимые финансовые, материально-технические и иные условия.

1.4. Положение об архиве администрации сельского поселения подлежит согласованию с экспертной комиссией администрации сельского поселения и представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии муниципального архива (далее – ЭПК муниципального архива), в случае ее отсутствия – экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края (далее – ЭПМК комитета).

После согласования положение об архиве администрации сельского поселения утверждается распоряжением администрации сельского поселения.

1.5. Архив администрации сельского поселения в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Хабаровского края в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и  других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526, регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11, а также настоящим положением об архиве администрации сельского поселения.

1.6. Контроль за деятельностью архива администрации сельского поселения осуществляет глава Тополевского сельского поселения Хабаровского муниципального района Хабаровского края (далее – глава сельского поселения).

1.7. Организация работы архива администрации сельского поселения возлагается на работника администрации сельского поселения, ответственного за делопроизводство и архив (далее – специалист, ответственный за делопроизводство и архив), в соответствии с распоряжением администрации сельского поселения.

1.8. Специалист, ответственный за делопроизводство и архив совместно с главой сельского поселения несут персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования документов, находящихся на временном хранении в архиве администрации сельского поселения в соответствии с действующим законодательством.

1.9. При смене специалиста, ответственного за делопроизводство и архив, прием-передача архивных документов и справочного аппарата к ним, производится по акту приему-передачи, который утверждается главой сельского поселения.

2. Состав документов архива администрации сельского поселения

2.1. Архив администрации сельского поселения хранит:

2.1.1. Документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образующиеся в деятельности администрации сельского поселения, документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности Совета депутатов сельского поселения.

2.1.2. Справочно-поисковые средства к архивным документам и учетные документы архива администрации сельского поселения.

3. Задачи архива администрации сельского поселения

3.1. Основными задачами архива администрации сельского поселения являются:

3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен пунктом 2.1. положения об архиве администрации сельского поселения.

3.1.2. Комплектование архива администрации сельского поселения осуществляется документами, отложившимися администрацией сельского поселения и Советом депутатов сельского поселения в упорядоченном состоянии.

3.1.3. Учет документов, обеспечение сохранности, находящихся на хранении в архиве администрации сельского поселения.

3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве администрации сельского поселения.

3.1.5. Подготовка и своевременная передача архивных документов администрации сельского поселения и Совета депутатов  сельского поселения на постоянное хранение в муниципальный архив.

3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в администрации сельского поселения и своевременной передачей их в архив администрации сельского поселения.

4. Функции архива администрации сельского поселения

4.1. В целях выполнения основных задач архив администрации сельского поселения осуществляет следующие функции:

4.1.1. Организует прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образующихся в деятельности администрации сельского поселения, постоянного срока хранения Совета депутатов сельского поселения в упорядоченном состоянии.

4.1.2. Осуществляет подготовку документов к передаче в архив администрации сельского поселения, которая включает в себя:

- проведение экспертизы ценности всех документов отложившихся в процессе деятельности администрации сельского поселения, Совета депутатов сельского поселения на хранение за год;

- отбор документов, подлежащих включению в описи дел (годовые разделы описей дел) администрации сельского поселения;

- составление описей дел (годовых разделов описей дел) администрации сельского поселения.

4.1.3. Ведет учет документов, находящихся на хранении в архиве администрации сельского поселения.

4.1.3.1. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве администрации сельского поселения. Учет документов ведется по основным документам. К основным учетным документам относятся:

- описи дел – архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел;

- лист фонда – учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно- справочного аппарата в их динамике;

- реестр описей – составляется, если в архиве организации 2 и более описей дел, документов;

- дело фонда – комплекс документов по истории организации – фондообразователя;

- паспорт архива – документ, отображающий информацию относительно архива организации, его состоянии, размещении, площади, загруженности и иных параметров, в котором хранится вся управленческая документация. Паспорт архива готовится до 1 декабря текущего года.

- книга учета поступления и выбытия дел, документов – документ, применяющийся для ведения учета движения документов.

4.1.4. Ежегодно представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации сельского поселения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 2997 г. № 11.

4.1.5. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив администрации сельского поселения, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации сельского поселения, Совета депутатов сельского поселения.

4.1.6. Осуществляет подготовку и представляет:

- на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации сельского поселения описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- на рассмотрение в муниципальный архив описи дел постоянного хранения и включение в состав Архивного Фонда Российской Федерации;

- на согласование ЭПК муниципального архива, в случае ее отсутствия – ЭПМК комитета описи дел по личному составу;

- на рассмотрение в муниципальный архив акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов и дальнейшего направления на согласование ЭПМК комитета;

- на утверждение главе сельского поселения описи дел постоянного хранения, описи временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭК муниципального архива, ЭПМК комитета.

4.1.7. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации после истечения срока их временного хранения на постоянное хранение в муниципальный архив.

4.1.7.1. Документы, отнесенные к составу Архивного Фонда Российской Федерации, находящиеся на временном хранении в архиве администрации сельского поселения, подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, в соответствии со сроками, установленными статьей 22 Федерального закона от 22.10.2014 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в описанном, упорядоченном состоянии.

Досрочная передача документов Архивного Фонда Российской Федерации в муниципальный архив может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) архивных документов администрации сельского поселения по согласованию сторон.

4.1.7.2. Передача документов осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным постановлением администрации Хабаровского муниципального района Хабаровского края.

Передача архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение, подписанным и утвержденным в соответствии с законодательством об архивном деле. Акт приема-передачи архивных документов на хранение составляется в двух экземплярах, один экземпляр остается в муниципальном архиве, другой – в архиве администрации сельского поселения.

4.1.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве администрации сельского поселения.

4.1.9. Организует информирование главы сельского поселения и специалистов администрации сельского поселения о составе и содержании документов архива администрации сельского поселения.

4.1.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.1.11. Организует выдачу документов и дел из архива администрации сельского поселения для работы сотрудникам администрации сельского поселения, во временное пользование – судебным, правоохранительным органам.

4.1.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.1.13. Ведет учет использования документов архива администрации сельского поселения.

4.1.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива администрации сельского поселения.

4.1.15. Участвует в разработке документов администрации сельского поселения по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.1.16. Оказывает методическую помощь специалистам администрации сельского поселения в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, подготовке документов к передаче в архив администрации сельского поселения.

5. Требования к организации работы архива администрации сельского поселения

5.1. Архив администрации сельского поселения размещается в приспособленном помещении в здании администрации сельского поселения по адресу: Хабаровский край, Хабаровский район, с. Тополево, ул. Пионерская, 8.

5.2. В целях соблюдения комплекса мер по обеспечению сохранности документов, архив администрации сельского поселения организует:

5.2.1. Обеспечение светового режима.

Окно в помещении архива администрации сельского поселения затемнено солнцезащитными рулонными шторами. Помещение архива оснащено искусственным освещением. В качестве источника искусственного освещения в помещении архива применяются люминесцентные лампы в плафонах.

5.2.2. Обеспечение температурно-влажностного режима осуществляется в части оснащения помещения архива администрации сельского поселения открывающимся окном, обеспечивающим естественную циркуляцию воздуха.

5.2.3. Обеспечение санитарно-гигиенического режима в части содержания помещения архива администрации сельского поселения в чистоте, 1 раз в неделю проводится влажная уборка, при необходимости заключается договор со специализированной службой для проведения дезинфекции и дезинсекции помещения.

5.2.4. Обеспечение охранного режима в части оборудования  помещения архива администрации сельского поселения охранной сигнализацией.

5.2.5. Обеспечение пожарной безопасности в части оборудования помещения архива администрации сельского поселения пожарной сигнализацией, углекислотным огнетушителем, мешками на случай эвакуации архивных документов.

5.2.6. Обеспечение помещения архива администрации сельского поселения металлическими  стеллажами для хранения архивных документов..

Стеллажи пронумерованы слева направо от входной двери, полки в шкафах сверху вниз.

5.2.7. Обеспечение средствами хранения в архиве администрации сельского поселения архивных документов в коробках. На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указывается название и номер архивного фонда, номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

5.2.8. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится  не реже 1 раза в 10 лет и при необходимости (например: смена специалиста ответственного за архив, перемещение документов и т.д.).

По окончании проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. В случае не обнаружения документов организуется их розыск в течение одного года.

6. Права архива администрации сельского поселения

6.1. Архив администрации сельского поселения имеет право:

- представлять главе сельского поселения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве администрации сельского поселения;

- запрашивать у специалистов администрации сельского поселения сведения, необходимые для работы архива администрации сельского поселения;

- давать рекомендации специалистам администрации сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции архива администрации сельского поселения;

- информировать специалистов администрации сельского поселения о необходимости передачи документов в архив администрации сельского поселения.